Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system stworzony przez Ministerstwo Finansów, który umożliwia przedsiębiorcom przesyłanie faktur do centralnej bazy danych w czasie rzeczywistym. Oznacza to, że od 2026 roku każda faktura wystawiana przez Twoją firmę będzie musiała trafić do systemu KSeF, gdzie zostanie zweryfikowana przez organy podatkowe.

Choć system ma wiele zalet – takich jak usprawnienie obiegu dokumentów, wyższa transparencja i mniejsze ryzyko błędów – może również stanowić wyzwanie dla firm, które nie są przygotowane do wprowadzenia takich zmian. Proces ten wymaga wprowadzenia nowych procedur, zmiany oprogramowania i odpowiedniej integracji z systemem e-Faktur, co może stanowić spore wyzwanie, szczególnie dla małych i średnich firm.

Wdrożenie KSeF to nie tylko kwestia technicznych wymagań – to zmiana w sposobie zarządzania fakturami w Twojej firmie. Niezastosowanie się do nowych przepisów może skutkować karami, utrudnieniami w obiegu faktur czy problemami z rozliczeniami podatkowymi. Oto, dlaczego warto zacząć przygotowania już teraz:

1. Zmiana w systemie fakturowania

Zgodnie z nowymi regulacjami, faktury będą musiały być wystawiane wyłącznie w formie elektronicznej i przesyłane bezpośrednio do KSeF. Jeśli Twoja firma używa tradycyjnych rozwiązań do fakturowania, musisz przejść na system, który obsługuje e-Faktury i umożliwia ich wysyłanie do systemu KSeF.

2. Brak przygotowania może prowadzić do błędów

Brak odpowiedniego przygotowania może skutkować błędami w wystawianych fakturach, a w efekcie – opóźnieniami w obiegu dokumentów i problemami z rozliczeniami podatkowymi. System KSeF wymaga precyzyjnego formatowania i kodowania faktur, które muszą spełniać określone wymogi.

3. Kary za brak zgodności z przepisami

Wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF oznacza, że przedsiębiorcy muszą przestrzegać nowych zasad. Niedostosowanie się do wymogów może prowadzić do kar i sankcji, co nie tylko zwiększa ryzyko finansowe, ale także utrudnia działalność operacyjną firmy.

Przygotowanie firmy do fakturowania w KSeF to proces, który wymaga kilku kroków, a każda firma będzie musiała dostosować się do wymagań na swój sposób. Oto najważniejsze elementy, na które warto zwrócić uwagę:

1. Zaktualizowanie oprogramowania do fakturowania

Jeśli Twoja firma jeszcze nie korzysta z systemu umożliwiającego wysyłanie faktur do KSeF, czas na zmiany. Konieczna będzie zmiana oprogramowania na takie, które jest kompatybilne z systemem e-Faktur. Jeśli Twoje obecne oprogramowanie nie obsługuje tego rozwiązania, będziesz musiał je zaktualizować lub zmienić.

Czy wiesz, które oprogramowanie jest odpowiednie dla Twojej firmy? Pomagamy dobrać optymalne rozwiązanie, które zapewni zgodność z KSeF.

2. Integracja z systemem KSeF

Kolejnym krokiem jest integracja systemu księgowego lub ERP z systemem KSeF. Warto pamiętać, że KSeF wymaga automatycznego przesyłania faktur do systemu, co w przypadku większych firm może wymagać specjalnych integracji API z istniejącymi systemami.

3. Przygotowanie procedur wewnętrznych

Aby fakturowanie w KSeF stało się częścią codziennych procesów, należy przygotować odpowiednie procedury w firmie. Przesyłanie faktur w czasie rzeczywistym wymaga odpowiednich reguł, które będą zapewniały, że faktura zostanie wystawiona prawidłowo, a następnie przesłana do systemu KSeF w odpowiednim czasie.

Choć przejście na fakturowanie w systemie KSeF wiąże się z wyzwaniami, niesie ze sobą również liczne korzyści:

• Zwiększenie bezpieczeństwa: Faktury są przesyłane do systemu KSeF w czasie rzeczywistym, co pozwala na bieżąco kontrolować zgodność z przepisami.
  
  
• Skrócenie czasu obiegu dokumentów: Elektroniczne przesyłanie faktur do systemu umożliwia szybszy obieg dokumentów, co przyspiesza procesy księgowe.
  
  
• Bezproblemowe audyty i kontrole: Dzięki centralnemu przechowywaniu faktur, zarówno przedsiębiorcy, jak i organy skarbowe mają łatwiejszy dostęp do dokumentów.

Jeśli wciąż masz wątpliwości lub obawiasz się, że Twoja firma nie jest w pełni przygotowana do wdrożenia fakturowania w KSeF, zespół ekspertów z Vedam jest tutaj, aby Ci pomóc.

Skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci przejść przez proces wdrożenia e-Faktur bez stresu i niepotrzebnych problemów. Wystarczy, że odwiedzisz naszą zakładkę KONTAKT, aby umówić się na bezpłatną konsultację.

Fakturowanie w KSeF to rewolucja, która zmieni sposób zarządzania fakturami w polskich firmach. Choć zmiany te niosą ze sobą liczne korzyści, wymagają również odpowiedniego przygotowania. Jeżeli Twoja firma jeszcze nie jest gotowa na te zmiany, pomożemy Ci w każdym etapie – od wyboru odpowiedniego oprogramowania, przez integrację z systemem KSeF, po wdrożenie nowych procedur. Z nami przejdziesz przez te zmiany bez zbędnego stresu i komplikacji.

„KSeF w praktyce”
Wszystko, o czym musi wiedzieć każdy przedsiębiorca od 2026 roku.

📅 27 listopada 2025 r.
🕙 godz. 10:00–11:00
📩 Aby się zapisać, skorzystaj z formularza KONTAKT i w treści wiadomości wpisz słowo „KSeF” – w odpowiedzi wyślemy Ci zaproszenie na webinar.