Tak. Każda firma, która przetwarza dane osobowe – nawet jednoosobowa działalność, sklep internetowy, salon usługowy czy niewielka spółka – ma obowiązek stosować przepisy RODO.

Dane osobowe to nie tylko imię i nazwisko, ale również numer telefonu, adres e-mail, numer zamówienia, adres zamieszkania, dane pracowników czy dane kontrahentów. Jeżeli firma korzysta z tych informacji, RODO ma zastosowanie.

Wielu przedsiębiorców mylnie zakłada, że RODO dotyczy wyłącznie dużych organizacji. Tymczasem obowiązki związane z RODO w firmie dotyczą wszystkich, choć zakres działań może być mniejszy w przypadku mikroprzedsiębiorców.

Za prawidłowe wdrożenie i przestrzeganie RODO odpowiada właściciel firmy lub zarząd spółki. Nawet jeśli przedsiębiorca zdecyduje się powierzyć zadania związane z ochroną danych pracownikowi lub zewnętrznemu specjaliście, odpowiedzialność prawna wciąż pozostaje po stronie firmy.

W większych organizacjach lub firmach, które przetwarzają szczególnie wrażliwe dane, konieczne może być powołanie Inspektora Ochrony Danych (IOD). W małych firmach nie jest to obowiązkowe, ale często pomocne, zwłaszcza gdy firma nie ma doświadczenia w tworzeniu dokumentacji RODO. W takich przypadkach wielu przedsiębiorców korzysta ze wsparcia zewnętrznych ekspertów. W Vedam doradzamy w sprawach związanych z ochroną danych.

Jednym z najważniejszych dokumentów jest polityka RODO w firmie. To wewnętrzny dokument, który określa zasady zbierania, przetwarzania, przechowywania i usuwania danych. W polityce powinny znaleźć się informacje o tym, jakie dane firma gromadzi, w jakim celu, kto ma do nich dostęp, w jaki sposób są zabezpieczone i jak postępować w przypadku naruszenia bezpieczeństwa.

Dobrze przygotowana polityka RODO jest nie tylko wymogiem podczas ewentualnej kontroli, ale także narzędziem porządkującym pracę firmy. Pozwala uniknąć ryzyka wycieku danych oraz błędów wynikających z braku procedur.

Małe firmy mają obowiązki podobne do tych, które dotyczą dużych organizacji, choć w prostszej formie. Przedsiębiorca powinien informować klientów o przetwarzaniu danych, stosować podstawowe zasady bezpieczeństwa i ograniczonego dostępu, a także prowadzić rejestry związane z przetwarzaniem danych. Ważne jest również to, aby osoby pracujące z danymi znały swoje obowiązki.

Najczęstsze w praktyce obowiązki obejmują m.in. przygotowanie klauzul informacyjnych, podpisywanie umów powierzenia danych z podmiotami zewnętrznymi (np. z biurem rachunkowym), a także właściwe zabezpieczenie danych — zarówno w systemach informatycznych, jak i w dokumentacji papierowej.

Brak wdrożenia RODO może wiązać się z poważnymi konsekwencjami. Dlatego tak wielu przedsiębiorców decyduje się na profesjonalne wsparcie.

Proces wdrażania RODO zaczyna się od sprawdzenia, jakie dane osobowe firma przetwarza, skąd pochodzą i w jakich procesach są wykorzystywane. To tzw. audyt RODO — pierwszy etap, który pozwala zrozumieć, jak firma funkcjonuje pod kątem danych.

Kolejnym krokiem jest przygotowanie dokumentacji. Chodzi nie tylko o politykę RODO, ale również rejestry czynności przetwarzania, umowy powierzenia, klauzule informacyjne czy procedury związane z bezpieczeństwem danych.

Po przygotowaniu dokumentów trzeba wdrożyć zasady w praktyce — określić, kto ma dostęp do danych, jak dane są przechowywane, jak długo firma je posiada i co się stanie w przypadku naruszenia bezpieczeństwa. Ostatnim etapem jest przeszkolenie pracowników oraz stałe monitorowanie przestrzegania procedur.

Wdrożenie RODO nie jest zadaniem jednorazowym. To proces, który wymaga regularnej aktualizacji dokumentów i dostosowywania procedur do zmian w firmie.

Wdrożenie RODO w firmie wymaga świadomości, systematyczności i właściwego podejścia do danych osobowych. To proces, który usprawnia funkcjonowanie firmy, porządkuje wewnętrzne procedury i minimalizuje ryzyko naruszeń. Prawidłowo przygotowane dokumenty oraz jasno określone zasady przetwarzania danych są fundamentem bezpiecznego i odpowiedzialnego prowadzenia działalności.

Jeśli chcesz mieć pewność, że RODO w firmie zostało wdrożone poprawnie i zgodnie z przepisami, skorzystaj ze wsparcia Vedam. Pomagamy firmom przejść przez cały proces – szybko, bezpiecznie i bez zbędnych komplikacji.